Het antwoord op Wat doet een secretaresse
Dat je als secretaresse het sloofje bent van de afdeling kan ik ontkrachten.
Anneke
- Naam: Anneke
- Studie: HBO accountmanagement
- Ervaring als secretaresse: 6 jaar
- Functie: secretaresse
Wat een secretaresse zoal doet? Van telefoon opnemen tot evenementen organiseren
Het werk als afdelingssecretaresse bij een grote uitgever is heel divers. Van de telefoon opnemen tot contractbeheer of het organiseren van evenementen. Daarnaast ben ik steeds meer gaan samenwerken met de afdeling marketing. Inmiddels heb ik dan ook een duo functie als secretaresse en marketingassistent. Die afwisseling vind ik erg leuk.
Een interview met Anneke
Wat is een secretaresse?
De secretaresse zoals generatie X en de Babyboomer die vooral kent is al een tijdje aan verandering onderhevig. Steeds verdergaande digitalisering zal een steeds groter deel van de traditionele taken wegnemen in een management ondersteunende rol.
Dit betekent niet dat een secretaresse of management assistent niet meer van toegevoegde waarde kan zijn. In tegendeel. Sociale, communicatieve, empathische en probleemoplossende vaardigheden, die niet te automatiseren zijn, worden des te belangrijker.
Als toekomstig secretaresse of management assistent is het dus belangrijk om jezelf te blijven ontwikkelen en niet bang te zijn de leiding te pakken bij taken die geautomatiseerd gaan worden.
Mijn kerntaken als secretaresse
- Telefoon en e-mail behandelen en zorgen voor opvolging;
- Agenda’s beheren en afspraken inplannen voor de leden van het Management Team (MT);
- Alle facilitaire zaken coördineren voor de afdeling, zoals het bestellen van een nieuwe stoel tot een interne verhuizing;
- Archiefbeheer, voorraadbeheer van de kantoorartikelen en bestellingen;
- Vliegtickets/hotels boeken voor het MT;
- Verdelen van de inkomende post;
- Contractenbeheer en de acties die hier uit voortkomen;
- (Mede-) organisatie van evenementen;
- Bij afwezigheid van de directiesecretaresse neem ik haar taken waar.
Omdat wij een uitgever zijn stuur ik bij elke nieuwe uitgave van een tijdschrift een ‘bewijsexemplaar’ naar de schrijvers (redacteuren) die een artikel hebben geschreven.
Ze krijgen dan een gedrukte versie van het tijdschrift thuisgestuurd. Ook ben ik verantwoordelijk voor de betalingen aan de redacteurs.
Inwerken nieuwe medewerkers
Daarnaast heb ik een rol bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Tijdens de sollicitatieprocedures plan ik de gesprekken met de sollicitanten in. Eenmaal aangenomen zorg ik dat alle administratieve dingen geregeld worden, zoals inloggegevens. En ik zorg dat ze zich welkom voelen en maak ze wegwijs op de afdeling.
Vaak wordt gedacht dat je als secretaresse het sloofje van de afdeling bent. Dat kan ik absoluut ontkrachten. Meer dan ik zelf dacht word je als secretaresse juist erg gewaardeerd.
Mijn taken als marketingassistent
Als marketingassistent voel ik me ook als een vis in het water. Het organiseren, het contact met de klanten, creatief bezig zijn. Als ondersteuning van de marketingafdeling hou ik me vooral bezig met nieuwsbrieven schrijven en versturen. Ik zoek gadgets uit die bijvoorbeeld bij evenementen uitgedeeld gaan worden. En ik regel de logistieke dingen die komen kijken bij het organiseren van masterclasses of congressen.
Soms ben ik ook de hostess bij bijvoorbeeld gebruikersdagen. Dit directe contact met klanten vind ik erg leuk. Op deze dagen worden onze klanten uitgenodigd om informatie en training te krijgen over het product dat ze afnemen. Voor onze juridische klanten is dit bijvoorbeeld een abonnement op een online kennisbank met een rekentool om alimentatie uit te rekenen bij een echtscheiding.
Daarnaast doe ik nog wat administratieve dingen, zoals het beheer van een marketing mailbox of klantbestanden up-to-date houden.
Wat onderscheidt een top secretaresse?
Als afdelingssecretaresse van een grote afdeling is het heel belangrijk dat je een goed beeld hebt van alle mensen die er werken. Je moet met de verschillende soorten mensen op een prettige manier kunnen samenwerken. Zo krijg je een volledig beeld van wat er zich afspeelt op de afdeling.
Goeie voelsprieten zijn dus nodig om proactief in actie te komen op het moment dat dingen even niet lekker lopen op de afdeling. Een oplossingsgerichte houding helpt in zulke situaties. Communicatieve vaardigheden staan dus op nummer één!
Verder is het belangrijk dat je hoofdzaken van bijzaken kunt onderscheiden, zodat je het Management Team zoveel mogelijk werkzaamheden uit handen kunt nemen.
Wil jij secretaresse, Management Assistent of officemanager worden? Een bekende opleiding voor management ondersteunende functies, zoals secretaresse is Schoevers.
Een werkdag van een secretaresse
Mijn dag begint altijd met het bekijken van de agenda`s van het Management Team. Bijvoorbeeld een dubbele afspraak annuleren of de mogelijkheden bespreken met de persoon in kwestie. Daarna scan ik mijn mail om geen urgente dingen te missen. Hier zitten vaak aanvragen voor afspraken met het MT tussen, die ik dan inplan.
Verder zijn er dagelijks verzoeken voor lunch bestellingen, zaalreserveringen of aanvragen van visitekaartjes bijvoorbeeld. Mijn inbox en ad hoc verzoeken gedurende de dag bepalen voor een groot gedeelte mijn dagindeling.
Vervolgens doe ik de betalingen voor de redacteurs en verstuur ik de bewijsexemplaren van verschillende tijdschriftuitgaven. Ook het updaten van de NAW lijsten van de auteurs- en redactieleden doe ik dan meteen. Als dat allemaal gebeurd is heb ik weer even tijd voor mijn marketingactiviteiten.
Tussentijds komen er vaak mensen bij mijn bureau staan met verschillende vragen over logistieke dingen bijvoorbeeld of soms gewoon om even te kletsen. Dat maakt het werk erg gezellig.
Als secretaresse ben je een spin in het web
De hoofdtaak als secretaresse is ‘een spin in het web’ zijn. Het is dus belangrijk om goed overzicht te houden en te zorgen dat je goed op de hoogte wordt gehouden. Met zoveel mensen op één afdeling is het nog wel eens lastig voor de verschillende ‘uitgeefgroepen’ om niet steeds twee keer hetzelfde wiel uit te vinden door gebrek aan communicatie.
Als afdelingssecretaresse ben je verantwoordelijk om van de afdeling een eenheid te maken. Hier horen bijvoorbeeld ook afdelingsuitjes bij om collega’s weer met elkaar in gesprek te laten gaan. Maar ook proactief optreden wanneer je ontdekt dat er dingen mis gaan, bijvoorbeeld met behulp van mail met informatie gericht aan de gehele afdeling.
Sloofje van de afdeling?
Het werken met zoveel verschillende mensen vind ik het leukste aan mijn werk als secretaresse, omdat ik hier gewoon elke dag weer van leer. Ik vind het interessant om te zien hoe een grote groep met elkaar samenwerkt, zelfs als het niet altijd even soepel gaat.
Vaak wordt gedacht dat je als secretaresse het sloofje van de afdeling bent. Dat kan ik absoluut ontkrachten. Meer dan ik zelf dacht word je als secretaresse juist erg gewaardeerd.
Behandel mensen zoals je zelf behandeld wilt worden
Hoe de mensen op de afdeling jou zien heb je wat mij betreft zelf in de hand. Probeer niet bevooroordeeld te zijn en behandel mensen precies zoals je zelf behandeld zou willen worden. Dit is belangrijk om op een prettige manier samen te werken met de verschillende collega’s die je hebt.
Verlies alleen nooit jezelf uit het oog, want het is niet de bedoeling dat mensen je als sloofje gaan zien. Wees dus heel duidelijk, op een vriendelijke manier. Op die manier gaan mensen je erg waarderen, omdat je ze ontlast en orde en gezelligheid op de afdeling brengt.
